Cara Membuat Mail Merge Word (gambar lengkap)

Cara Membuat Mail Merge Word 2007 (gambar lengkap). bagi seorang yang berhubungan dengan surat menyurat atau seorang administrasi menjadi sangat penting untuk tahu yang namanya MAIL MERGE. karena mail merge merupakan cara cepat untuk membuat surat dengan banyak penerima atau tujuan dengan isi surat yang sama. tepatnya, dengan menggunakan mail merge admin dapat membuat label surat dengan cepat dan efisien.

fungsi membuat mail merge word banyak sekali tidak hanya surat atau label saja. semua kegiatan administrasi yang membutuhkan penerima yang banyak namun dengan isi yang sama maka lebih baik membuat mail merge di word. diantara fungsi mail merge adalah untuk membuat surat undangan, sertifikat, untuk label alamat, amplop, kartu anggota, kartu ujian dan lain-lain.

cara membuat mail merge ms word tidak hanya bisa dilakukan di word 2007 tapi versi sebelumnya microsoft word 2003 juga dapat digunakan untuk membuat mail merge. namun karena tampilan word 2003 berbeda dengan word 2007 butuh penyesuaian lagi. selain pada word 2007, cara membuat mail merge word juga dapat dibuat di word 2010 dan di word 2013 (microsoft word terbaru). cara membuat mail merge di word 2007, 2010 dan 2013 kurang lebih sama.

Cara Membuat Mail Merge Word

ada beberapa cara diantaranya :
1. Cara Membuat Mail Merge Word dari access.
2. Cara Membuat Mail Merge Word dengan excel.
3. Cara Membuat Mail Merge Word dari contack outlook.
4. Cara Membuat Mail Merge Word di word saja tanpa software lain.

artikel ini akan membahas cara membuat mail merge dari excel karena lebih familiar digunakan dan semua pengguna komputer telah mengenal word 2007 dan excel 2007 atau versi lainnya.

Cara membuat mail merge di word dengan excel, dilakukan dengan membuat 2 file yaitu : file excel (data penerima) dan file word (surat yang akan dikirim). kemudian menggabungkan keduanya.

Membuat Daftar Penerima Surat (Excel)

buat daftar penerima surat dengan file excel 2007/2010 dengan nama penerima dan alamat seperti gambar dibawah. simpan dengan nama penerima.xlsx

daftar penerima surat (excel)

Membuat Surat (Word)

buat surat dengan word 2007/2010 dengan posisi nama penerima dan alamat seperti gambar dibawah. simpan dengan nama surat.docx

isi surat (word)

Menggabungkan kedua file

menggabungkan penerima surat (file excel) dengan surat (file word) dengan cara :

1. klik tab Mailings pada ms word. kemudian pilih Select Recipients dan pilih Use Exsisting List.

use existing list

2. Cari daftar penerima (file excel) yang telah dibuat sebelumnya. dan klik Open.

cari file penerima xlsx

maka muncul gambar pilihan sheet. pilih sheet1$ dan klik OK.

pilih sheet1$

3. Letakkan kursor dibawah text Kepada Yth. (file word) untuk letak nama penerima surat. dan klik tab Mailings kemudian klik Insert Merge Fields. maka muncul gambar dibawah. pilih Nama dan klik tombol Insert.

pilih nama

maka mucul text Nama dengan double siku. seperti gambar dibawah. klik tombol Close.

hasil pilih nama

4. Letakkan kursor dibawah text Di (letak alamat penerima surat). dan klik tab Mailings kemudian klik Insert Merge Fields. pilih Alamat dan klik tombol Insert.

pilih alamat

maka muncul teks Alamat dengan dobel siku seperti gambar dibawah.

hasil pilih alamat

cara membuat mail merge di word sudah selesai

mudah bukan? untuk melihat hasilnya klik tab Mailings kemudian klik Preview Results.

preview results

maka muncul Fatin dengan alamat Jakarta sebagai penerima pertama karena pada daftar penerima (file excel) fatin berada di baris pertama.

hasil mail merge fatin

jika ingin melihat penerima kedua klik tombol biru arah kanan di sebelah Preview Results maka muncul nama Asmirandah, penerima yang ke dua begitu seterusnya sampai penerima terakhir paul Walker.

tombol biru

Cara cetak/print mail merge word

untuk print mail merge word yang sudah jadi klik tab Mailings kemudian klik Finish & Merge. pilih Print Documents.

print documents

jika ingin tahu cara edit daftar penerima mail merge atau memilih penerima tertentu saja yang akan dikirim surat maka klik tab Mailings kemudian klik Edit Recipients List.

edit penerima surat

cara membuat mail merge word ini juga dapat dijadikan file pdf. dengan cara klik Merge to Adobe PDF di sebelah kanan Finish & Merge.

cetak mail merge ke pdf

ini ada jika komputer anda terinstal Adobe Acrobat, lebih baik jika terbaru. download adobe acrobat terbaru di website.

demikian tutorial cara membuat mail merge word. selamat mencoba dan jika ada pertanyaan silahkan komentar!

Subscribe to receive free email updates: